Mandat écrit du mandataire RSGP : que doit-il contenir ?

Le mandat d'un mandataire au sens du RSGP (GPSR en anglais) doit être écrit, explicite et propre aux produits concernés. Si un mandataire est votre opérateur économique responsable dans l'UE, le mandat doit désigner clairement les parties, les produits couverts, les missions que le mandataire prend en charge, la circulation des documents, la durée et les règles d'utilisation de l'adresse du mandataire.

Pourquoi le mandat du mandataire RSGP doit-il être écrit et propre aux produits ?

En bref : si un mandataire est l'opérateur économique responsable dans l'UE pour votre produit de consommation, le mandat doit être écrit et rattaché à des produits ou familles de produits définis. Une simple entente commerciale générale ne suffit pas.

La raison juridique tient d'abord à la règle du RSGP sur la personne responsable. Le RSGP s'applique depuis le 13 décembre 2024 et a remplacé l'ancienne directive relative à la sécurité générale des produits. Selon le RSGP, un produit ne peut être mis sur le marché de l'UE que si un opérateur économique établi dans l'UE est responsable des missions prévues par le règlement européen sur la surveillance du marché. Cet opérateur peut être le fabricant établi dans l'UE, l'importateur, un mandataire disposant d'un mandat écrit ou, dans des cas définis, un prestataire de services d'exécution des commandes.

Pour les vendeurs établis hors de l'UE, cela a deux conséquences importantes :

1. Tous les vendeurs n'ont pas besoin d'un service distinct. Si votre importateur ou votre fabricant établi dans l'UE assume déjà le rôle de personne responsable, vous n'avez peut-être pas besoin d'un mandat distinct avec un mandataire.
2. Si vous faites appel à un mandataire, le mandat doit prouver exactement ce qui a été accepté. Les autorités et les canaux de vente n'évaluent pas des intentions vagues ; ils évaluent des preuves.

Le mandat doit aussi être propre aux produits, parce que le périmètre compte. Selon le RSGP, les offres en ligne destinées aux consommateurs de l'UE valent mise à disposition des produits sur le marché de l'UE. Lorsqu'une offre est mise en ligne pour des acheteurs de l'UE, les coordonnées d'opérateur qui y figurent doivent donc correspondre à un arrangement réel pour ce produit. Une lettre générale qui ne nomme ni les produits, ni la famille de produits, ni le fabricant ne montre pas que le mandataire a réellement accepté la responsabilité de l'article vendu.

C'est pourquoi un mandat sérieux est généralement limité à une famille de produits acceptée, appuyée par les documents examinés pour cette famille. Cette approche est aussi pratique pour les entreprises qui vendent de nombreuses références : le mandataire peut accepter une famille définie, tout en exigeant un nouvel examen lorsque le profil de risque, les documents ou l'identité du produit changent.

Si vous souhaitez d'abord le contexte juridique plus large, consultez notre service de personne responsable UE et pourquoi la personne responsable est essentielle.

Quelles clauses tout mandat de mandataire RSGP doit-il contenir ?

Tout mandat RSGP doit être assez détaillé pour montrer qui a désigné qui, pour quels produits, pour quelles missions, pour quelle durée, avec quelle circulation des documents et à quelles conditions d'utilisation de l'adresse.

La liste ci-dessous n'est pas un modèle de contrat. C'est la logique minimale des clauses qui aide à montrer que l'arrangement est réel, accepté et utilisable comme preuve.

Deux points pratiques comptent ici.

D'abord, le mandat doit être explicite, et non implicite. Un accord logistique, un contrat général de revendeur ou la validation d'un compte vendeur ne valent pas mandat écrit pour le rôle de personne responsable.

Ensuite, le mandat doit être utilisable comme preuve. Les autorités de surveillance du marché varient selon le pays de l'UE et la législation applicable au produit. Mais elles peuvent vérifier si les coordonnées d'opérateur présentées aux consommateurs correspondent à un mandat réel et si les produits entraient dans le périmètre accepté.

Que doit fournir le fabricant au mandataire ?

Le fabricant doit fournir un dossier de preuves complet. Un mandataire ne peut raisonnablement accepter le rôle de personne responsable pour un produit sans examiner l'identité du produit, les documents de sécurité et la façon dont les coordonnées d'opérateur seront affichées.

En pratique, le mandataire aura généralement besoin des éléments suivants avant d'accepter :

1. Identité du fabricant
   Indiquez la dénomination sociale exacte, l'adresse du siège, le contact opérationnel et l'entité qui fabrique réellement le produit. Si la société de négoce et l'usine sont des entités différentes, dites-le clairement.

2. Périmètre des produits
   Fournissez les descriptions et photos des produits, les marques apposées sur les produits, des exemples de références (SKU) et le regroupement proposé en familles de produits. Si vous vendez des variantes, expliquez ce qui change entre elles et ce qui reste identique.

3. Documentation technique et preuves de sécurité
   Fournissez le dossier produit requis pour le type de produit : informations sur la conception et les matériaux, analyse de sécurité ou évaluation des risques, instructions, avertissements, éléments de traçabilité et, si nécessaire, les rapports d'essai ou déclarations disponibles. Pour un aperçu plus détaillé du contenu habituel du dossier, consultez notre guide sur la documentation technique RSGP.

4. Projets d'étiquette et d'offre en ligne
   Fournissez les coordonnées d'opérateur, les avertissements et les informations sur le fabricant exactement tels qu'ils apparaîtront sur l'emballage, les étiquettes, la notice et les pages de vente à distance. C'est important, car le RSGP fixe des obligations d'information pour la vente en ligne et les autres ventes à distance. Voir aussi notre guide sur les informations obligatoires pour la vente en ligne et notre guide sur les exigences d'étiquetage.

5. Canaux de vente et marchés
   Indiquez où les produits seront vendus : votre propre boutique en ligne, une place de marché ou les deux, et quels pays de l'UE vous ciblez. Comme les offres en ligne destinées aux consommateurs de l'UE relèvent du RSGP, les informations sur les canaux comptent avant le lancement, pas après.

6. Procédure de contact pour les changements et les incidents
   Désignez la personne qui répondra aux demandes de documents, aux questions de sécurité et aux remontées d'incidents. Si un problème survient sur un produit, le mandataire doit savoir comment joindre rapidement le fabricant.

Le mandataire doit aussi savoir ce qui n'est pas accepté. Par exemple, un mandat pour une famille de produits à faible risque acceptée ne couvre pas automatiquement une nouvelle famille au profil de risque différent. De même, l'acceptation d'une mise en page d'étiquette pour une famille ne signifie pas que tous les produits ou variantes de marque ultérieurs peuvent afficher la même adresse.

C'est aussi là que beaucoup de demandes échouent : l'entreprise envoie une courte demande de désignation, mais pas les preuves sur le produit qui doivent l'accompagner. Selon le RSGP et le règlement sur la surveillance du marché, le rôle de mandataire repose sur des preuves, pas seulement sur des formalités.

Pouvez-vous utiliser l'adresse du mandataire avant et après l'acceptation ?

Vous ne devez pas utiliser l'adresse du mandataire sur le produit, l'emballage ou l'offre en ligne avant que le mandat ait été accepté pour ce périmètre de produits. Après l'acceptation, vous pouvez l'utiliser uniquement pour les produits acceptés et uniquement dans le format convenu.

Ce point est simple mais souvent mal appliqué. Afficher l'adresse d'un prestataire sur une étiquette ou une offre sans mandat accepté ne constitue pas un arrangement valable. Si les autorités demandent qui est l'opérateur économique dans l'UE, l'entreprise doit pouvoir présenter le mandat écrit et le périmètre de produits qu'il couvre.

Selon le RSGP, les offres en ligne destinées aux consommateurs de l'UE valent mise à disposition des produits sur le marché de l'UE. La même règle vaut donc pour les pages de vente en ligne. Si l'offre affiche des coordonnées d'opérateur, un mandat réel doit les justifier.

Une règle pratique : pas d'acceptation, pas d'adresse.

Cette règle évite la confusion au sein de votre équipe, chez votre fournisseur d'emballages et parmi vos équipes e-commerce. Elle maintient aussi les coordonnées d'opérateur affichées dans vos offres en ligne en accord avec le mandat réel.

Quand le mandat doit-il être mis à jour pour de nouveaux produits, marques ou canaux de vente ?

Vous devez mettre à jour le mandat ou le faire réexaminer dès qu'un changement touche l'identité du produit, le périmètre des produits, l'entité responsable ou les informations d'opérateur présentées aux consommateurs de l'UE.

Les déclencheurs les plus fréquents sont les suivants :

1. Vous ajoutez une nouvelle famille de produits
   Si le nouvel article sort de la famille déjà acceptée, traitez-le comme un nouveau périmètre. Même si la catégorie commerciale paraît proche, les preuves de sécurité peuvent différer.

2. Vous changez d'entité fabricante
   Si une nouvelle entité juridique devient le fabricant, le mandat existant peut ne plus désigner la bonne partie. Le mandat écrit doit correspondre au fabricant réel.

3. Vous lancez une nouvelle marque ou une présentation d'étiquette sensiblement différente
   Si l'identité du produit présentée aux consommateurs change, le mandataire doit vérifier à nouveau que l'utilisation de l'adresse, la traçabilité et l'identification du produit correspondent toujours aux preuves acceptées.

4. Vous changez de canal de vente ou de contenu d'offre
   Une nouvelle place de marché, une nouvelle boutique ou un autre modèle d'offre peut modifier les informations d'opérateur affichées en ligne. Comme les règles du RSGP sur les offres en ligne s'appliquent à la vente à distance, vérifiez ce point avant le lancement.

5. Les documents du produit changent
   De nouveaux matériaux, de nouveaux avertissements, de nouvelles instructions, des preuves d'essai révisées ou une nouvelle évaluation des risques peuvent tous remettre en cause la correspondance entre le mandat initial et le produit réel.

Un test de décision utile :

• Même fabricant
• Même famille de produits acceptée
• Même profil de sécurité
• Même format d'informations d'opérateur
• Mêmes documents justificatifs, ou documents mis à jour et examinés

Si l'un de ces points change sensiblement, demandez un examen du périmètre avant d'utiliser l'adresse sur de nouvelles offres ou de nouveaux emballages.

C'est particulièrement important pour les vendeurs dont le catalogue évolue vite. Il est tentant de croire qu'un mandat accepté couvre pour toujours toutes les futures références. En réalité, l'approche la plus solide consiste à maîtriser le périmètre et à documenter les mises à jour.

Comment Grüner Baum peut-il vous aider pour un mandat de mandataire RSGP ?

Grüner Baum vous aide en vérifiant que l'arrangement demandé est documenté, délimité et utilisable en pratique avant que son adresse ne serve aux ventes dans l'UE.

Les formules annuelles sont les suivantes :

• Starter — 249 €/an pour 1 famille de produits à faible risque acceptée, avec un nombre illimité de références (SKU) dans chaque famille acceptée
• Business — 549 €/an pour jusqu'à 5 familles de produits à faible risque acceptées
• Growth — 949 €/an pour jusqu'à 20 familles de produits à faible risque acceptées
• Enterprise — à partir de 1 650 €/an pour plus de 20 familles de produits, plusieurs marques ou un catalogue de produits étendu

Toutes ces formules comprennent le mandat de personne responsable UE, la vérification de la documentation technique, une analyse des risques et des lacunes documentaires, l'examen initial de l'étiquette et de l'offre en ligne pour le périmètre de familles accepté, une veille Safety Gate hebdomadaire et un appui face aux autorités et lors de la réponse initiale aux incidents. C'est important pour la qualité du mandat, car une désignation valable ne se résume pas à la signature d'un document ; elle suppose aussi que le mandataire dispose de preuves suffisantes pour accepter le périmètre.

Les services optionnels comprennent :

• Audit formel de la documentation technique et rapport écrit des écarts — 129 € / famille de produits
• Examen prioritaire de l'onboarding en 24 heures — 99 € / entreprise
• Accompagnement étendu auprès des autorités — 125 € / heure
• Gestion étendue des rappels de produits — à partir de 750 € / projet

Deux limites comptent également. Grüner Baum ne certifie pas les produits, ne garantit pas l'acceptation par une place de marché et ne remplace pas la responsabilité juridique du fabricant. Le fabricant reste responsable de la sécurité du produit ainsi que de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations fournies.

Si vous souhaitez un examen du mandat lié au périmètre réel de vos produits et à la vérification des documents, commencez par notre service de personne responsable UE, consultez les informations tarifaires ou contactez Grüner Baum.

Questions fréquentes sur le mandat du mandataire RSGP

Faut-il un mandat écrit pour un mandataire au sens du RSGP ?

Oui. Si un mandataire est votre opérateur économique responsable dans l'UE, le mandat doit être écrit et explicite. Il doit désigner le fabricant, le mandataire dans l'UE, les produits ou familles de produits couverts et les missions que le mandataire prend en charge. Vous pouvez ainsi prouver l'arrangement aux autorités et aux canaux de vente.

Puis-je mettre l'adresse UE du mandataire sur mon étiquette avant son accord ?

Non. Faire figurer une adresse dans l'UE sur une étiquette, un emballage ou une offre en ligne avant l'acceptation du mandat ne crée pas un arrangement valable. N'utilisez l'adresse qu'après l'acceptation du périmètre par le mandataire, et uniquement pour les produits couverts par le mandat accepté.

Le mandat doit-il énumérer les produits ou les familles de produits ?

Oui. Le mandat doit définir le périmètre des produits assez clairement pour montrer ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas. En pratique, on procède souvent par famille de produits acceptée, avec un nombre illimité de références (SKU) uniquement au sein de cette famille, appuyée par des descriptions de produits et des documents techniques.

Quels documents dois-je joindre à ma demande de mandat ?

Vous fournissez en général l'identité du fabricant, les descriptions des produits, les projets d'étiquette et d'offre en ligne, la documentation technique, les informations sur les risques, les instructions et avertissements, ainsi que les rapports d'essai ou déclarations exigés pour le type de produit. Le mandataire s'appuie sur ces éléments pour décider s'il peut accepter le périmètre demandé.

Quand faut-il mettre à jour un mandat RSGP ?

Mettez-le à jour ou demandez un nouvel examen lorsque l'entité fabricante change, lorsque vous ajoutez des produits hors de la famille acceptée, lorsqu'une nouvelle marque ou un nouveau format d'étiquette modifie l'identification du produit, ou lorsqu'un nouveau canal de vente modifie les coordonnées d'opérateur que voient les consommateurs de l'UE. Un mandat n'est pas une autorisation générale pour tous les produits à venir.

L'accord d'une place de marché remplace-t-il le mandat écrit ?

Non. L'acceptation par une place de marché ou la validation d'une offre ne remplace pas le mandat écrit qui fonde un arrangement avec un mandataire. Les autorités peuvent toujours vérifier qu'un mandat valable existe et que les produits présentés en ligne entrent dans son périmètre accepté.

Sources officielles

Ce guide fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique ; il ne remplace ni une analyse juridique propre au produit ni une décision des autorités.