Qu'est-ce qu'un mandataire UE ?
Le RSGP définit le mandataire comme toute personne physique ou morale établie dans l'Union ayant reçu d'un fabricant un mandat écrit pour agir en son nom aux fins de l'accomplissement de tâches déterminées liées aux obligations que le règlement impose au fabricant. Le mandat est l'acte juridique qui crée le rôle : sans lui, il n'existe aucun mandataire valable, quoi qu'indique une étiquette ou une annonce.
C'est la règle du RSGP sur la personne responsable qui rend cela obligatoire. Elle prévoit qu'un produit concerné ne peut être mis sur le marché de l'Union que s'il existe un opérateur économique établi dans l'Union chargé des tâches définies par le règlement (UE) 2019/1020 sur la surveillance du marché. Un mandataire disposant d'un mandat écrit est l'une des quatre manières de remplir cette exigence ; ce n'est pas une option supplémentaire facultative.
Mandataire UE, personne responsable UE, EU Rep, EC Rep : comment ces termes s'articulent
Les vendeurs entendent plusieurs noms pour une idée à peu près identique, et ils ne se valent pas tous. « Personne responsable UE » et « EU Rep » sont des raccourcis du marché pour désigner l'opérateur économique établi dans l'UE qu'exige le RSGP. « Mandataire » est le terme juridique précis qui désigne une voie particulière d'accès à ce rôle : celle qui naît d'un mandat écrit. Lorsqu'un importateur établi dans l'UE ou un fabricant établi dans l'UE couvre déjà le produit, c'est cet opérateur qui est la personne responsable, sans aucun mandat de mandataire.
« EC REP » est une abréviation plus ancienne, surtout connue dans l'étiquetage des produits marqués CE et des dispositifs médicaux, qui désigne un mandataire désigné au titre d'une autre législation européenne d'harmonisation, et non du RSGP. Selon le produit, un mandataire d'un secteur soumis au marquage CE et un mandataire RSGP peuvent être deux rôles distincts, avec deux mandats distincts, même pour la même entreprise. Le service de Grüner Baum GmbH présenté sur cette page correspond à la voie du mandataire prévue par le RSGP : il ne s'étend pas aux rôles de mandataire exigés par d'autres législations européennes propres à certains produits, sauf accord séparé.
Repère rapide : que signifie chaque terme
| Le terme que vous entendez | Ce qu'il désigne généralement | Base juridique à vérifier |
|---|---|---|
| Personne responsable UE / EU Rep | L'expression du marché pour l'opérateur, quel qu'il soit, qui remplit l'exigence du RSGP sur la personne responsable | RSGP, art. 16 |
| Mandataire UE | La voie du mandat écrit pour accéder à ce rôle de personne responsable | RSGP, art. 3, point 9, et art. 16, par. 1 |
| EC REP | Mandataire au titre de la législation sur le marquage CE ou les dispositifs médicaux, un cadre différent | Législation européenne d'harmonisation sectorielle, pas le RSGP |
| Importateur | Peut être la personne responsable à la place d'un mandataire, s'il est établi dans l'UE | Règlement (UE) 2019/1020, art. 4 |
Les quatre voies prévues par le RSGP pour la personne responsable
Le RSGP exige un opérateur économique établi dans l'UE, chargé des tâches que le règlement (UE) 2019/1020 sur la surveillance du marché attache à ce rôle. Lues ensemble, ces deux règles ouvrent quatre voies possibles. Un mandataire disposant d'un mandat écrit est la voie qu'utilisent la plupart des fabricants établis hors de l'UE lorsqu'aucun importateur dans l'UE ne couvre déjà le produit.
| Voie possible | Qui peut être l'opérateur responsable | Mandat écrit nécessaire ? | Cas typique |
|---|---|---|---|
| Fabricant établi dans l'UE | Le fabricant lui-même, s'il est établi dans l'UE | Non | Le fabricant dispose déjà d'une entité juridique dans l'UE |
| Importateur | Un importateur établi dans l'UE qui met le produit sur le marché de l'Union | Pas de mandat de mandataire distinct pour cette voie | Un distributeur ou une entreprise d'importation de l'UE achète et revend le produit |
| Mandataire | Une personne ou une société établie dans l'UE, désignée par écrit par le fabricant | Oui, par écrit et propre aux produits concernés | Un fabricant établi hors de l'UE vend directement, sans importateur dans l'UE |
| Prestataire de services d'exécution des commandes | Un prestataire de services d'exécution des commandes établi dans l'UE, uniquement lorsqu'il n'existe ni fabricant, ni importateur, ni mandataire établi dans l'UE | Pas un mandat de mandataire, mais l'arrangement doit tout de même pouvoir être prouvé | Le stock se trouve dans un centre logistique de l'UE, sans autre opérateur de l'UE dans la chaîne |
Que doit contenir le mandat écrit ?
Le RSGP fixe un socle minimal : le mandat doit au moins permettre au mandataire de fournir à une autorité de surveillance du marché, sur demande motivée, les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la sécurité du produit ; d'informer le fabricant s'il a des raisons de croire qu'un produit est dangereux ; d'informer les autorités nationales compétentes de toute mesure corrective via le Safety Business Gateway ; et de coopérer avec ces autorités sur les mesures correctives. En pratique, un mandat utilisable va plus loin : il est explicite, écrit et rattaché à un périmètre de produits défini, et non à une simple entente commerciale générale.
- L'identité du fabricant et celle du mandataire UE
- Les produits précis ou les familles de produits acceptées qui sont couverts, et non un catalogue ouvert
- Une référence explicite au rôle de personne responsable prévu par le RSGP et aux tâches définies par le règlement (UE) 2019/1020
- Les tâches que le mandataire accepte au titre du RSGP : demandes d'information des autorités, information du fabricant en cas de produit dangereux, notifications via le Safety Business Gateway et coopération sur les mesures correctives
- Le circuit des documents : comment la documentation technique, les évaluations des risques, les étiquettes et les preuves d'essai parviennent au mandataire et restent à jour
- Les règles d'utilisation de l'adresse du mandataire sur les étiquettes, les emballages et les annonces en ligne, limitées au périmètre accepté
- La date de début, la durée et les modalités de fin de l'accord
Voir la liste complète du contenu du mandat →
Que fait concrètement le mandataire ?
Une fois le mandat accepté, le RSGP rattache le travail du mandataire aux tâches définies par le règlement (UE) 2019/1020 et, pour l'opérateur ainsi désigné, à des vérifications régulières des produits.
- Tenir la déclaration UE de conformité ou une documentation équivalente, ainsi que la documentation technique, à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant la durée requise
- Sur demande motivée d'une autorité de surveillance du marché, fournir les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la sécurité du produit, dans une langue que l'autorité comprend
- Informer les autorités de surveillance du marché s'il a des raisons de croire que le produit présente un risque
- Coopérer avec les autorités aux mesures visant à éliminer ou à atténuer les risques présentés par le produit, y compris via le Safety Business Gateway
- Comme l'exige le RSGP, vérifier régulièrement que la documentation technique, l'identification du produit, les coordonnées du fabricant et les avertissements ou informations de sécurité requis, y compris les informations de l'offre en ligne, sont en ordre
Ce dont le fabricant reste responsable
La règle sur la personne responsable s'applique sans préjudice des obligations du fabricant et des autres opérateurs économiques. Désigner un mandataire confie certaines tâches précises à un opérateur établi dans l'UE ; cela ne transfère pas la sécurité du produit elle-même.
Le fabricant reste responsable de concevoir et de fabriquer un produit sûr, de réaliser l'analyse interne des risques, de tenir la documentation technique exacte et à jour, et de prendre des mesures correctives, comme un rappel, lorsqu'un produit s'avère dangereux. Un mandat écrit définit ce que le mandataire a accepté ; ce n'est pas un certificat de sécurité du produit, et il ne remplace pas le travail de conformité du fabricant lui-même.
Nom et adresse sur le produit, l'emballage et l'annonce en ligne
Lorsque le fabricant n'est pas établi dans l'UE, le RSGP exige qu'une offre de vente à distance indique de manière claire et visible le nom, l'adresse postale et l'adresse électronique de la personne responsable, en plus du nom et des coordonnées du fabricant, des informations permettant d'identifier le produit et des avertissements ou informations de sécurité requis, dans une langue aisément compréhensible par les consommateurs de l'État membre de destination.
Cette adresse ne doit apparaître qu'après l'acceptation du mandat pour le produit concerné, et uniquement pour les produits que le mandat accepté couvre réellement. Afficher l'adresse d'un mandataire sur une étiquette, un emballage ou une annonce avant l'acceptation, ou pour un produit hors de la famille acceptée, ne constitue pas une désignation valable de personne responsable.
Qui a besoin d'un mandataire UE, et qui n'en a pas besoin
Vous avez généralement besoin d'un mandat écrit de mandataire lorsque :
- Votre entreprise de fabrication est établie hors de l'UE (par exemple aux États-Unis, au Royaume-Uni depuis le Brexit, en Chine ou en Turquie) et vend directement aux consommateurs de l'UE
- Vous vendez via votre propre boutique en ligne ou via une place de marché comme Amazon, Etsy, eBay ou une boutique Shopify, sans importateur dans l'UE dans la chaîne d'approvisionnement
- Les marchandises sont expédiées aux acheteurs de l'UE depuis l'extérieur de l'UE, sans qu'une entreprise établie dans l'UE ne mette d'abord le produit sur le marché de l'Union
Vous n'avez pas besoin d'un mandat de mandataire distinct lorsque :
- Le fabricant est lui-même établi dans l'UE
- Un importateur établi dans l'UE met déjà le produit sur le marché de l'Union et accepte d'assumer le rôle de personne responsable
- Un prestataire de services d'exécution des commandes remplit déjà les conditions pour être la personne responsable, dans le cas restreint où il n'existe ni fabricant, ni importateur, ni mandataire établi dans l'UE
Les notions clés de cette page, expliquées
Chaque terme renvoie à sa définition dans le glossaire RSGP, avec l'article dont il provient.
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