Wat moet een mandaat voor een GPSR-gemachtigde bevatten?

Een mandaat voor een GPSR-gemachtigde moet schriftelijk, uitdrukkelijk en productspecifiek zijn. Is een gemachtigde uw verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU, dan moet het mandaat duidelijk de partijen, de gedekte producten, de taken die de gemachtigde op zich neemt, de documentstroom, de looptijd en de regels voor het gebruik van het adres van de gemachtigde noemen.

Waarom moet een mandaat voor een GPSR-gemachtigde schriftelijk en productspecifiek zijn?

Ja, het moet schriftelijk: is een gemachtigde de verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU voor uw consumentenproduct, dan moet het mandaat op papier staan en gekoppeld zijn aan vastgelegde producten of productfamilies. Een algemene commerciële afspraak is niet genoeg.

De juridische reden begint bij de GPSR-regel over de verantwoordelijke persoon. De GPSR geldt sinds 13 december 2024 en heeft de oude Richtlijn algemene productveiligheid vervangen. Onder de GPSR mag een product alleen in de EU in de handel worden gebracht als een in de EU gevestigde marktdeelnemer verantwoordelijk is voor de taken uit de EU-verordening markttoezicht. Die marktdeelnemer kan de fabrikant in de EU zijn, de importeur, een gemachtigde met een schriftelijk mandaat of, in bepaalde gevallen, een aanbieder van fulfilmentdiensten.

Voor verkopers van buiten de EU betekent dat twee belangrijke dingen:

1. Niet elke verkoper heeft een aparte dienst nodig. Vervult uw importeur of fabrikant in de EU de rol van verantwoordelijke persoon al, dan hebt u mogelijk geen apart mandaat met een gemachtigde nodig.
2. Werkt u wel met een gemachtigde, dan moet het mandaat precies aantonen wat is aanvaard. Autoriteiten en verkoopkanalen beoordelen geen vage voornemens; ze beoordelen bewijs.

Het mandaat moet ook productspecifiek zijn, omdat de omvang ertoe doet. Onder de GPSR geldt een onlineaanbod gericht op consumenten in de EU als het op de EU-markt aanbieden van producten. Gaat een listing live voor kopers in de EU, dan moeten de gegevens van de marktdeelnemer daarin dus overeenkomen met een echte afspraak voor dat product. Een algemene brief die de producten, de productfamilie of de fabrikant niet noemt, toont niet aan dat de gemachtigde echt verantwoordelijkheid heeft aanvaard voor het artikel dat wordt verkocht.

Daarom wordt een serieus mandaat meestal afgebakend tot een geaccepteerde productfamilie, onderbouwd met de documenten die voor die familie zijn beoordeeld. Die aanpak is ook praktisch voor bedrijven met veel SKU's: de gemachtigde kan een vastgelegde familie aanvaarden en toch een nieuwe beoordeling vragen als het risicoprofiel, de documenten of de productidentiteit verandert.

Wilt u eerst de bredere juridische achtergrond, zie dan onze dienst als verantwoordelijke persoon in de EU en waarom de verantwoordelijke persoon zo belangrijk is.

Welke bepalingen moet elk mandaat voor een GPSR-gemachtigde bevatten?

Elk GPSR-mandaat moet genoeg details bevatten om te laten zien wie wie heeft aangewezen, voor welke producten, voor welke taken, voor welke periode, met welke documentstroom en onder welke voorwaarden voor het adresgebruik.

De checklist hieronder is geen contractsjabloon. Het is de minimale logica van bepalingen die helpt aan te tonen dat de afspraak echt is, is aanvaard en als bewijs bruikbaar is.

Twee praktische punten zijn hier belangrijk.

Ten eerste moet het mandaat uitdrukkelijk zijn, niet stilzwijgend. Een verzendafspraak, een algemene wederverkopersovereenkomst of de goedkeuring van een verkopersaccount is niet hetzelfde als een schriftelijk mandaat voor de rol van verantwoordelijke persoon.

Ten tweede moet het mandaat bruikbaar zijn als bewijs. Markttoezichtautoriteiten verschillen per EU-land en per productwet. Maar ze kunnen controleren of de gegevens van de marktdeelnemer die consumenten zien, overeenkomen met een echt mandaat en of de producten binnen de aanvaarde omvang vielen.

Wat moet de fabrikant aan de gemachtigde leveren?

De fabrikant moet een volledig bewijspakket leveren. Een gemachtigde kan de rol van verantwoordelijke persoon voor een product niet zinvol aanvaarden zonder de productidentiteit, de veiligheidsdocumenten en de manier waarop de gegevens van de marktdeelnemer worden getoond te beoordelen.

In de praktijk heeft de gemachtigde vóór de acceptatie meestal het volgende nodig:

1. Identiteitsgegevens van de fabrikant
   Geef de precieze naam van de rechtspersoon, het statutaire adres, het operationele contact en de entiteit die het product werkelijk vervaardigt. Zijn een handelsbedrijf en een fabriek verschillende entiteiten, zeg dat dan duidelijk.

2. Gegevens over de productomvang
   Geef productbeschrijvingen, foto's, merknamen op het product, voorbeelden van SKU's en de voorgestelde indeling in productfamilies. Verkoopt u varianten, leg dan uit wat er tussen de varianten verandert en wat hetzelfde blijft.

3. Technische documentatie en veiligheidsbewijs
   Geef het productdossier dat voor het producttype nodig is: informatie over ontwerp en materialen, veiligheids- of risicobeoordeling, gebruiksaanwijzing, waarschuwingen, traceerbaarheidsgegevens en eventuele beschikbare testrapporten of verklaringen waar vereist. Voor een uitgebreider overzicht van de gebruikelijke inhoud van het dossier, zie onze gids over technische documentatie onder de GPSR.

4. Ontwerpen van etiket en onlinelisting
   Geef de precieze gegevens van de marktdeelnemer, de productwaarschuwingen en de fabrikantgegevens zoals ze op de verpakking, de etiketten, het instructiemateriaal en de pagina's voor verkoop op afstand komen te staan. Dat is belangrijk, want de GPSR legt informatieplichten op voor online verkoop en andere verkoop op afstand. Zie ook onze gids over de GPSR-gegevens bij onlineverkoop en onze gids over de etiketteringseisen.

5. Informatie over verkoopkanalen en markten
   Geef aan waar de producten worden verkocht: uw eigen webshop, een marktplaats of beide, en op welke EU-landen u zich richt. Omdat een onlineaanbod gericht op consumenten in de EU onder de GPSR telt, is informatie over het kanaal vóór de lancering van belang, niet erna.

6. Contactproces voor wijzigingen en incidenten
   Geef de persoon door die verzoeken om documenten, veiligheidsvragen en escalaties van incidenten beantwoordt. Ontstaat er een probleem met een product, dan moet de gemachtigde weten hoe hij de fabrikant snel bereikt.

Een gemachtigde moet ook weten wat niet wordt aanvaard. Zo dekt een mandaat voor één geaccepteerde productfamilie met een laag risico niet vanzelf een nieuwe familie met een ander risicoprofiel. Evenmin betekent de acceptatie van een etiketopmaak voor één familie dat elk later product of elke latere merkvariant hetzelfde adres mag tonen.

Hier lopen ook veel aanvragen vast: het bedrijf stuurt een kort verzoek om aanwijzing, maar niet het productbewijs dat erachter hoort. Onder de GPSR en de verordening markttoezicht berust de rol van gemachtigde op bewijs, niet alleen op papierwerk.

Mag u het adres van de gemachtigde vóór en na de acceptatie gebruiken?

U mag het adres van de gemachtigde niet op het product, de verpakking of de onlinelisting gebruiken voordat het mandaat voor die productomvang is aanvaard. Na de acceptatie mag u het alleen gebruiken voor de aanvaarde producten en alleen in het afgesproken formaat.

Dit punt is eenvoudig, maar gaat vaak mis. Het adres van een dienstverlener op een etiket of listing tonen zonder aanvaard mandaat is geen geldige afspraak. Vragen autoriteiten wie de marktdeelnemer in de EU is, dan moet het bedrijf het schriftelijke mandaat en de productomvang die het dekt kunnen laten zien.

Een onlineaanbod aan consumenten in de EU geldt onder de GPSR als het op de EU-markt aanbieden van producten. Dezelfde regel is dus belangrijk voor e-commercepagina's. Toont de listing gegevens van een marktdeelnemer, dan moet een echt mandaat die onderbouwen.

Een praktische regel is: geen acceptatie, geen adresgebruik.

Die regel voorkomt verwarring bij uw team, uw verpakkingsleverancier en uw e-commercemedewerkers. Hij houdt ook de gegevens van de marktdeelnemer in uw onlineaanbod in lijn met het werkelijke mandaat.

Wanneer moet het mandaat worden bijgewerkt voor nieuwe producten, merken of verkoopkanalen?

Werk het mandaat bij of laat het opnieuw beoordelen bij elke wijziging die invloed heeft op de productidentiteit, de productomvang, de verantwoordelijke entiteit of de gegevens van de marktdeelnemer die consumenten in de EU zien.

De meest voorkomende aanleidingen zijn:

1. U voegt een nieuwe productfamilie toe
   Valt het nieuwe artikel buiten de al aanvaarde familie, behandel het dan als nieuwe omvang. Ook als de commerciële categorie vergelijkbaar klinkt, kan het veiligheidsbewijs verschillen.

2. U wijzigt de fabrikant als entiteit
   Wordt een nieuwe rechtspersoon de fabrikant, dan noemt het bestaande mandaat mogelijk niet meer de juiste partij. Het schriftelijke mandaat moet overeenkomen met de werkelijke fabrikant.

3. U introduceert een nieuw merk of een wezenlijk andere etiketpresentatie
   Verandert de productidentiteit die consumenten zien, dan moet de gemachtigde opnieuw controleren of het adresgebruik, de traceerbaarheid en de productidentificatie nog bij het aanvaarde bewijs passen.

4. U wijzigt het verkoopkanaal of de inhoud van de listing
   Een nieuwe marktplaats, een nieuwe webshop of een ander listingsjabloon kan veranderen welke gegevens van de marktdeelnemer online worden getoond. Omdat de GPSR-regels voor het onlineaanbod gelden bij verkoop op afstand, controleert u dit vóór de lancering.

5. De productdocumenten veranderen
   Nieuwe materialen, nieuwe waarschuwingen, nieuwe gebruiksaanwijzingen, herzien testbewijs of een nieuwe risicobeoordeling kunnen allemaal bepalen of het oorspronkelijke mandaat het werkelijke product nog weerspiegelt.

Een handige beslistest is:

• Dezelfde fabrikant
• Dezelfde aanvaarde productfamilie
• Hetzelfde veiligheidsprofiel
• Hetzelfde formaat voor de gegevens van de marktdeelnemer
• Dezelfde onderbouwende documenten, of documenten die zijn bijgewerkt en beoordeeld

Verandert een van die punten wezenlijk, vraag dan om een beoordeling van de omvang voordat u het adres op nieuwe aanbiedingen of nieuwe verpakkingen gebruikt.

Dit is vooral belangrijk voor verkopers met een snel wisselende catalogus. Het is verleidelijk te denken dat één aanvaard mandaat alle toekomstige SKU's voor altijd dekt. In werkelijkheid is gecontroleerde omvang met vastgelegde updates de sterkere aanpak.

Hoe kan Grüner Baum helpen met een mandaat voor een GPSR-gemachtigde?

Grüner Baum helpt door te beoordelen of de gevraagde afspraak vastgelegd, afgebakend en in de praktijk bruikbaar is voordat het adres voor verkoop in de EU wordt gebruikt.

De jaarlijkse dienstopties zijn:

• Starter — € 249 per jaar voor 1 geaccepteerde productfamilie met een laag risico, met een onbeperkt aantal SKU's binnen elke geaccepteerde familie
• Business — € 549 per jaar voor tot 5 geaccepteerde productfamilies met een laag risico
• Growth — € 949 per jaar voor tot 20 geaccepteerde productfamilies met een laag risico
• Enterprise — € 1.650+ per jaar voor meer dan 20 productfamilies, meerdere merken of een brede productcatalogus

In al deze pakketten omvat de dienst het mandaat als EU verantwoordelijke persoon, de controle van de technische documentatie, een beoordeling van risico's en ontbrekende documenten, de eerste beoordeling van etiket en onlinelisting voor de omvang van de aanvaarde familie, wekelijkse Safety Gate-monitoring en ondersteuning bij contact met autoriteiten en de eerste reactie op incidenten. Dat is belangrijk voor de kwaliteit van het mandaat, want een geldige aanwijzing draait niet alleen om het ondertekenen van een document; het gaat er ook om of de gemachtigde genoeg bewijs heeft om de omvang te aanvaarden.

Aanvullende diensten zijn:

• Formele audit van de technische documentatie met schriftelijk hiatenrapport — € 129 per productfamilie
• Onboardingbeoordeling met voorrang binnen 24 uur — € 99 per bedrijf
• Uitgebreide ondersteuning bij autoriteiten — € 125 per uur
• Uitgebreid beheer van productterugroepingen — vanaf € 750 per project

Ook twee grenzen zijn belangrijk. Grüner Baum certificeert geen producten, garandeert geen goedkeuring door een marktplaats en vervangt niet de wettelijke verantwoordelijkheid van de fabrikant. De fabrikant blijft verantwoordelijk voor de productveiligheid en voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.

Wilt u een beoordeling van het mandaat die gekoppeld is aan de werkelijke productomvang en aan documentcontroles, begin dan bij onze dienst als verantwoordelijke persoon in de EU, bekijk de prijsinformatie of neem contact op met Grüner Baum.

Veelgestelde vragen over het mandaat voor een GPSR-gemachtigde

Heb ik een schriftelijk mandaat nodig voor een GPSR-gemachtigde?

Ja. Is een gemachtigde uw verantwoordelijke marktdeelnemer in de EU, dan moet het mandaat schriftelijk en uitdrukkelijk zijn. Het moet de fabrikant, de gemachtigde in de EU, de gedekte producten of productfamilies en de taken die de gemachtigde op zich neemt noemen. Zo kunt u de afspraak aantonen bij autoriteiten en verkoopkanalen.

Mag ik het EU-adres van de gemachtigde vóór de acceptatie op mijn etiket zetten?

Nee. Een EU-adres op een etiket, verpakking of onlinelisting tonen voordat het mandaat is aanvaard, levert geen geldige afspraak op. Gebruik het adres pas nadat de gemachtigde de omvang heeft aanvaard, en alleen voor de producten die het aanvaarde mandaat dekt.

Moet het mandaat producten of productfamilies noemen?

Ja. Het mandaat moet de productomvang zo duidelijk vastleggen dat blijkt wat wel en niet is gedekt. In de praktijk gebeurt dat vaak per geaccepteerde productfamilie, met een onbeperkt aantal SKU's alleen binnen die familie, onderbouwd met productbeschrijvingen en technische documenten.

Welke documenten moet ik met de mandaataanvraag meesturen?

Normaal levert u de identiteitsgegevens van de fabrikant, productbeschrijvingen, ontwerpen van etiket en listing, technische documentatie, risico-informatie, gebruiksaanwijzingen en waarschuwingen, en eventuele testrapporten of verklaringen die het producttype nodig heeft. De gemachtigde gebruikt dit bewijs om te beslissen of hij de gevraagde omvang kan aanvaarden.

Wanneer moet ik een GPSR-mandaat bijwerken?

Werk het bij of vraag om een nieuwe beoordeling als de fabrikant als entiteit verandert, als u producten buiten de geaccepteerde familie toevoegt, als een nieuw merk of etiketformaat verandert hoe het product wordt geïdentificeerd, of als een nieuw verkoopkanaal de gegevens van de marktdeelnemer verandert die consumenten in de EU zien. Een mandaat is geen algemene goedkeuring voor alle toekomstige producten.

Vervangt goedkeuring door een marktplaats het schriftelijke mandaat?

Nee. De acceptatie of goedkeuring van een listing door een marktplaats vervangt niet het schriftelijke mandaat achter een afspraak met een gemachtigde. Autoriteiten kunnen nog steeds controleren of er een geldig mandaat bestaat en of de online getoonde producten binnen de aanvaarde omvang vallen.

Officiële bronnen

Deze gids is algemene informatie en geen juridisch advies; hij vervangt geen productspecifieke juridische analyse of een beslissing van een autoriteit.